Las estrategias claves para la sostenibilidad en los eventos

El Centro de Convenciones de Buenos Aires se convirtió esta semana en el punto focal del turismo de reuniones y eventos con el desarrollo de Meet Up 2024. Organizado por la Asociación Argentina de Organizadores y Proveedores de Exposiciones, Congresos, Eventos y Burós de Convenciones (AOCA), este evento ha logrado consolidarse como un espacio clave para la industria.

En su cuarta edición destaca por su enfoque en la sostenibilidad, subrayando la importancia de integrar prácticas responsables en la transformación del sector de reuniones y eventos, en consonancia con los objetivos de la agenda 2030. Durante el encuentro, se expusieron diversas estrategias y prácticas sostenibles destinadas a reducir los impactos negativos y fomentar beneficios económicos, sociales y ambientales a lo largo de toda la cadena de valor del segmento.

Natasha Merino, consultora de Meeting Professionals International (MPI), fue la encargada de dar una charla sobre la sostenibilidad en eventos a nivel global. Con 20 años de experiencia en este sector, la experta colombiana compartió su visión y conocimientos. MPI es una asociación líder en la industria de reuniones, con una membresía de 60 mil profesionales, que comenzó en Estados Unidos y se ha expandido a Europa, Asia y Latinoamérica.

Al comienzo de la charla, se refirió a la importancia de Buenos Aires dentro del turismo de eventos: “¿Saben cuál es la ciudad número uno en Latinoamérica en congresos y convenciones según el ranking ICCA (International Congress and Convention Association). Ustedes tienen una mina de oro porque es Buenos Aires quien más produce eventos profesionales por encima de cualquier otra ciudad en Latinoamérica”.

Además, explicó que la industria de eventos y reuniones no solo es un motor económico significativo, generando millones de empleos, sino que también tiene un impacto comparable al de grandes economías. Para ejemplificar señaló que “la industria ferial en Latinoamérica genera ingresos comparables a la suma de las economías de México y Brasil juntos”.

Luego, dio a conocer estos datos que subrayan la importancia de fomentar y aprovechar el potencial económico de este sector para los destinos turísticos: 

• 26 millones de empleos generados por la industria de eventos y reuniones a nivel mundial.
• 1.6 billones de dólares generados en negocios globales por la industria de eventos y turismo de reuniones.
• 1.500 millones de personas se desplazan en 180 países para asistir a eventos, lo que contribuye directamente al turismo mediante pernoctaciones y estancias prolongadas.
   

El impacto ambiental en los eventos

Natasha Merino reflexionó sobre el impacto ambiental que generan los eventos: “En promedio, cada asistente a un evento genera aproximadamente 1,89 kilos de desperdicio, casi 2 kilos de basura por día. Esto se traduce en 177 kilos de residuos de carbono por asistente al final de la jornada”. Teniendo en cuenta estas cifras, señaló que es importante considerar seriamente las prácticas sostenibles que se pueden adoptar para reducir este impacto.

Luego, señaló que el 90 % de los ejecutivos dice que la sostenibilidad es importante, pero solo el 60 % de las organizaciones tienen estrategias sobre este aspecto. Además, aclaró que es relevante incorporar la sostenibilidad en las estrategias para satisfacer la presión de los inversores, la demanda de los consumidores y las regulaciones. “La sostenibilidad atrae talento, reduce costos y aumenta los beneficios”, aseguró. 

Durante la charla señaló que “el 80 % de las personas prefiere reuniones presenciales”, a pesar de la huella de carbono y los residuos que generan. A partir de 2019, el interés en la sostenibilidad ha aumentado, “con un 58 % más de profesionales considerando importante integrar actividades sostenibles, y se espera que este porcentaje suba al 67 %”. Actualmente, “el 76 % de los organizadores de eventos implementa estrategias de sostenibilidad”.

Teniendo en cuenta estas cifras, Natasha afirmó que es fundamental preguntarse por ejemplo si han considerado prácticas como el reciclaje y la reducción de desperdicios en los eventos. Además, remarcó que al planificar eventos grandes, deben evaluar su impacto en la economía local, el empleo y el medio ambiente.

Burós y su rol en la planificación sostenible

La consultora manifestó que a nivel mundial, se producen 400 millones de toneladas de residuos plásticos. Y una botella de plástico tarda 450 años en degradarse. Por estos motivos, a la hora de trabajar con burós es importante reflexionar sobre la sostenibilidad y considerar cómo la organización de un congreso afecta al destino en términos de impacto económico y empleo.

Cuando se trata de la sostenibilidad en eventos, las preguntas a los proveedores deben incluir la implementación de la ISO 20121, que proporciona directrices para eventos sostenibles. También es crucial considerar cómo los eventos se alinean con los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS). Cada evento debe tener un impacto positivo en al menos uno de estos objetivos, como la equidad de género, el impacto en el agua o la educación. 

Luego, se refirió a la importancia de que los proveedores de eventos deban entregar informes detallados sobre sus prácticas sostenibles. Esto incluye el uso de materiales reciclables, la reducción de residuos, y la compensación de carbono. 

La experta destacó la importancia de plantear preguntas clave para promover la sostenibilidad. En el caso de los hoteles, es fundamental verificar si cuentan con programas de reutilización de sábanas y toallas, así como si implementan el reciclaje de residuos de las habitaciones. Para los lugares de eventos, se recomienda considerar el uso de energía limpia, materiales sostenibles y un programa de compensación de carbono. En cuanto a los servicios de catering, es conveniente explorar alternativas a las botellas de plástico y a la vajilla desechable, además de priorizar alimentos de origen local.
 

Algunas propuestas 

En el segmento de turismo de eventos es importante realizar acciones para cuidar al medio ambiente. Natasha Merino presentó algunas propuestas interesantes, por ejemplo en el caso de la gastronomía es preferible elegir alimentos estacionales y locales, para apoyar la cultura y el comercio local, y utilizar recursos y proveedores de la región.

Asimismo, recomendó implementar estrategias para la reducción de residuos, como platos más pequeños y el control de porciones. Y fomentar la reutilización de materiales y la donación de alimentos. También, aconsejó evaluar el uso de empaques reciclables y alternativas a los plásticos de un solo uso.

Respecto a la inclusión y sostenibilidad, sugirió incorporar prácticas inclusivas como el uso de lenguaje de señas en eventos y tecnologías que permitan a todos los asistentes participar activamente. Luego, propuso realizar una planificación inversa: en lugar de ajustar el presupuesto a los proveedores, considerar primero las necesidades de la comunidad y luego buscar proveedores que se alineen con esos objetivos.

Como conclusión, la experta aseguró que organizar eventos sostenibles no solo es una tendencia, sino una responsabilidad creciente. Por este motivo es necesario implementar prácticas y estrategias sostenibles que puedan reducir significativamente el impacto ambiental y social de los eventos, además de ofrecer un valor agregado a los asistentes y a la comunidad. Por último, señaló que los organizadores deben estar atentos a las normativas vigentes, ser proactivos en la solicitud de información a proveedores y considerar el impacto a largo plazo de sus eventos.